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Remote Meeting und online Präsentation: Deine 5 Step Power-Strategie für nachhaltige Kundenkommunikation
Barbara Bosch • Juni 10, 2020
Die einen lieben es. Die anderen hassen es. Für die allermeisten war das Home Office wochenlang fester Bestandteil des Alltags. Und der #1 Kommunikationskanal für die Kommunikation mit den Kunden.
Hast Du die Vorteile genießen können? Der Weg zur Arbeit in 30 Sekunden, Lunch hinter der Tür nebenan, mit Kolleg*innen auf der ganzen Welt arbeiten, ohne reisen zu müssen, Feierabend per Knopfdruck – herrlich. Vielleicht sind Dir aber auch die Nachteile tierisch auf die Nerven gegangen. „Kannst Du mich hören“ als leidige Dauerfrage in online Meetings, die Welt zu Hause bei Dir als Nebenwirkung der Video-Calls, der fehlende Zusammenhalt unter Kolleg*innen, Distanz statt Nähe durch all die wunderbare Technik. Wie ist Dein Zwischenfazit? Was sagt die Company? Home Office rules oder Home Office sucks?
Wie geht es mit dem Home Office weiter?
Kaum eine Frage wird aktuell so intensiv diskutiert wie die Frage, ob das Home Office weiter die Norm bleiben wird, alle wieder zurück ins Real Office gehen oder sich Hybridformen durchsetzen werden.
Twitter, Sqaure und Shopify haben bereits angekündigt, dass ihre Mitarbeiter*innen ab sofort permanent vom Home Office aus arbeiten können. Facebook CEO Mark Zuckerberg prognostiziert in einem Interview mit The Verge, dass innerhalb der nächsten 5- 10 Jahre etwa die Hälfte seiner Company remote arbeiten wird.
Wie es in 1 -5 Jahren genau aussehen wird, kann keiner sagen. Eins steht fest: Home Office ist mehr denn je ein fester Bestandteil unserer Arbeitswelt. Damit ist unser Erfolg auch stärker davon abhängig, unsere Kund*innen mit online Kommunikation zu erreichen; neue Kund*innen zu überzeugen und Bestandskund*innen zu halten.
Was Du jetzt als Unternehmen, als Führungskraft und Selbstständige/r machen kannst, um in online Meetings und Präsentationen Kunden zu gewinnen und zu halten, das verrate ich Dir in diesem Blog-Artikel.
Twitter, Sqaure und Shopify haben bereits angekündigt, dass ihre Mitarbeiter*innen ab sofort permanent vom Home Office aus arbeiten können. Facebook CEO Mark Zuckerberg prognostiziert in einem Interview mit The Verge, dass innerhalb der nächsten 5- 10 Jahre etwa die Hälfte seiner Company remote arbeiten wird.
Wie es in 1 -5 Jahren genau aussehen wird, kann keiner sagen. Eins steht fest: Home Office ist mehr denn je ein fester Bestandteil unserer Arbeitswelt. Damit ist unser Erfolg auch stärker davon abhängig, unsere Kund*innen mit online Kommunikation zu erreichen; neue Kund*innen zu überzeugen und Bestandskund*innen zu halten.
Was Du jetzt als Unternehmen, als Führungskraft und Selbstständige/r machen kannst, um in online Meetings und Präsentationen Kunden zu gewinnen und zu halten, das verrate ich Dir in diesem Blog-Artikel.
Hier kommt die 5 Step Power-Strategie für Deine online Kommunikation
Step 1 – Sorge mit der richtigen Technik für reibungslose Gespräche
Nichts nervt mehr, als wenn wir unser Gegenüber schlecht sehen und hören können. Glücklicherweise ist es ziemlich einfach mit der richtigen Technik für reibungslose Gespräche zu sorgen.
Benutze eine gute Kamera
Okay, lass uns schnell noch einen Schritt zurück gehen. Benutze eine Kamera.
Ja, ich weiß. Nicht jeder fühlt sich wohl dabei. Hast Du Deine Kamera bei Zoom Calls lieber an oder aus? Viele mögen es nicht, sich selbst auf dem Bildschirm zu sehen. Warum das so ist und was wir tun können, um uns wohler bei Videocalls zu fühlen, erklärt die Verhaltensökonomin Melina Palmer in ihrem Podcast The Brainy Business
Folge 95 Hate Being on Camera? Understand Your Brain’s Biases To Change Your Mind.
Ich empfehle Dir, unbedingt Deine Kamera einzuschalten. Sich sehen zu können, hilft beim Aufbau von Beziehungen und Vertrauen.
Stell Dir mal vor, Du gehst zu einem Meeting und dort trennt Dich eine Wand von Deiner Kundin. Das mit der Trennwand hat nur bei „Herzblatt“ funktioniert. ;-)
Also bitte: schalte Deine Kamera an und wähle eine mit guter Bildqualität.
Schaue in die Kamera – nicht auf den Bildschirm
Kamera einschalten ist der erste Schritt. Außerdem solltest Du unbedingt IN die Kamera schauen. Das ist am Anfang etwas merkwürdig, aber sehr effektiv. Wenn Du in die Kamera schaust, schaust Du Deinem Kunden in die Augen.
Da es leider nicht intuitiv ist, in die Kamera statt auf den Bildschirm zu schauen, empfehle ich Dir, ein Post-It oder einen anderen visuellen Marker neben Deine Laptopkamera zu kleben, damit Du immer wieder daran erinnert wirst. Sandra Dirks gibt Dir in ihrem Blogartikel Besser sichtbar in deiner Webcam + Visualisierungstipp
eine Anleitung, wie Du Dir Deinen visuellen Reminder baust.
Investiere in ein Mikrofon
Wenn Du Glück hast, bist Du schon gut versorgt. Wenn Dein Laptop ein gutes internes Mikrofon hat, kannst Du das nutzen. Oft reicht auch schon ein Headset, das Deine Stimme klar überträgt und Hintergrundgeräusche ausblendet. Moderne Kameras verfügen meist über sehr gute Mikrofone. Wenn Du sicher gehen willst, empfehle ich Dir ein Lavalier-Mikrofon. Damit kannst Du auch Gespräche, Podcasts, Webinare etc. perfekt aufzeichnen. UND es sieht sehr professionell aus.
Noch ein Tipp zum Thema Hintergrundgeräusche: Wenn ein Meeting zu einem unpassenden Zeitpunkt stattfinden muss – der Hund bellt, die Kinder schreien, der Wasserkocher pfeift – kann es sich lohnen, eine „Noise Cancelling“ App zu verwenden.
Sorge für eine stabile Internetverbindung
Ja, ich weiß, W-Lan ist sehr bequem. Ob auf der Couch, in der Küche oder auf dem Balkon. Ohne Kabel lässt es sich flexibel überall ein Meeting halten. Ohne Kabel bedeutet leider aber auch häufig ohne Verbindung. Nichts nervt mehr, als ein eingefrorener Bildschirm oder eine abgebrochene Verbindung. Deshalb rate ich Dir für Deine Meetings mit Kund*innen einen Platz zu finden, an dem Du bequem sitzen kannst UND Deinen Laptop an ein Netzwerkkabel anschließen kannst.
So, die Technik ist nun perfekt. Jetzt geht es endlich um die Menschen und zwar die wichtigste Person in Deinem Meeting: Dein/e Kund*in.
So, die Technik ist nun perfekt. Jetzt geht es endlich um die Menschen und zwar die wichtigste Person in Deinem Meeting: Dein/e Kund*in.
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Step 2 – Stelle Deine Kundin in den Fokus
Im Gespräch mir Deiner Kundin geht es nicht um Dich, sondern um sie. Wahrscheinlich hast Du diesen Grundsatz in Deinen offline Meetings bisher auch schon befolgt. Was ist anders in online Meetings? Die Distanz ist größer und die musst Du nun überwinden.
Minimiere die online Distanz
Den ersten wichtigen Schritt kennst Du schon: Schau in die Kamera. Sie ist das Augenpaar Deiner Kundin. Check.
Zusätzlich kannst Du mit gezielter Sprachwahl Nähe schaffen. Das schaffst Du mit diesen 3 Techniken:
- Sprich Deine Kundin mit dem Namen an. Achtung: nicht permanent. Sonst klingt Du so, als kämst du frisch vom Sales-Seminar und Deine Kundin fühlt sich auf den Arm genommen. Aber eine Begrüßung mit Namen „Frau Holiwood, ich grüße Sie!“ und eine Verabschiedung mit Namen „Frau Holiwood, es war schön, mal wieder mit Ihnen zu sprechen“ schaffen Nähe.
- Verwende mehr Du/Sie und wir statt ich. Statt „ich zeige Ihnen jetzt“, sag „Sie werden jetzt gleich sehen, wie…“ oder „Wir schauen uns jetzt gemeinsam an, wie“. Warum? Weil die direkte Ansprache einer anderen Person aktiviert und „wir“ den kollaborativen Sinn weckt.
- Appeliere an gemeinsames Wissen, gemeinsame Erfahrungen und gemeinsame Werte. Statt „in unserem Projekt aus dem Jahr 2018 ging es um“ sag „Erinnern Sie sich noch an unser Kick-Off Meeting im Mai 2018 bei uns im Berliner Büro?..“ Weitere Tipps, wie Du das Wissen Deines Gegenübers nutzt, findest Du in meinem Blog-Artikel Mit diesen 5 Techniken meisterst Du Präsentationen vor Publikum mit unterschiedlichem Wissensstand.
Step 3 - Entlaste Deinen Kunden kognitiv
Online Kommunikation ist anstrengend. Viel anstrengender als offline. Das hast du bestimmt schon gemerkt. Nach zwei Zoom-Calls bist Du wahrscheinlich nur noch 20% geistig anwesend. Und Deine Kund*innen auch.
Im Artikel The reason Zoom calls drain your energy (klick) des BBCs erklärt Manyu Jiang, warum uns Web Calls so müde machen und was wir dagegen tun können.
Im Artikel The reason Zoom calls drain your energy (klick) des BBCs erklärt Manyu Jiang, warum uns Web Calls so müde machen und was wir dagegen tun können.
Warum uns Online Meetings müde machen
Die Müdigkeit kommt zum einen daher, dass wir viel mehr Energie als bei offline Meetings aufwenden müssen, um non-verbale Signale, also Körpersprache, Stimmton etc. zu interpretieren.
Eine weitere Herausforderung stellen Pausen da. Pausen sind ja erst einmal etwas ganz Normales. Wenn es aber zu ungeplanten Verzögerungen kommt, wird es anstrengend. Ich hatte erst kürzlich wieder einen Skype-Call, bei dem ich immer 1,5 Sekunden auf die Reaktion meines Gegenübers warten musste. Das führt dann dazu, dass zeitversetzt gelacht wird (manchmal kann das witzig sein), aber auch zu sich ungewollt ins Wort fallen und vielen unangenehmen Momenten, in denen keiner weiß, wer jetzt gerade sprechen soll. Kommt Dir das auch bekannt vor?
Eine weitere Herausforderung stellen Pausen da. Pausen sind ja erst einmal etwas ganz Normales. Wenn es aber zu ungeplanten Verzögerungen kommt, wird es anstrengend. Ich hatte erst kürzlich wieder einen Skype-Call, bei dem ich immer 1,5 Sekunden auf die Reaktion meines Gegenübers warten musste. Das führt dann dazu, dass zeitversetzt gelacht wird (manchmal kann das witzig sein), aber auch zu sich ungewollt ins Wort fallen und vielen unangenehmen Momenten, in denen keiner weiß, wer jetzt gerade sprechen soll. Kommt Dir das auch bekannt vor?
Reduziere die Anstrengung für Deine Kund*innen
Deshalb ist es so wichtig, dass Du alles tust, um die Anstrengung für Deine Kund*innen möglichst zu reduzieren, sie also kognitiv – also ihr Gehirn – zu entlasten. Wie geht das?
Hier kommen drei Techniken, mit denen Du Dein Gegenüber kognitiv entlastest.
Hier kommen drei Techniken, mit denen Du Dein Gegenüber kognitiv entlastest.
3 Techniken, die den Kopf bei Web Calls entlasten
1. Taugliche Technik
Bei der ersten Technik geht es um Technik. 😊 Und da bist Du mittlerweile ja schon Profi. Eine stabile Internetverbindung, eine Kamera mit guter Bildqualität und ein Mikrofon, durch das Dich Dein Gegenüber gut hören kann und Hintergrundgeräusche gecancelt werden und schließlich gute Lichtverhältnisse, bilden eine solide Basis, so dass sich Deine Kund*innen entspannen können.
2. Perfekte PowerPoints
Wenn Du PowerPoint einsetzt, dann achte darauf, dass Du nur das Wichtigste auf Deine Slides packst und dass Deine Inhalte einfach zu lesen sind. Weitere Tipps zum guten Gestalten Deiner PowerPoint findest Du in meinem E-Book 9 Profi-Tipps für die perfekte PowerPoint-Präsentation
(klick).
3. Zusammenfassungen
Weitere Tipps, wie es für Dein Gegenüber entspannter wird, Dir zuzuhören, findest Du in meiner Blog-Folge 6 Tools, mit denen Du die Aufmerksamkeit Deines Publikums behältst (klick).
Bei der ersten Technik geht es um Technik. 😊 Und da bist Du mittlerweile ja schon Profi. Eine stabile Internetverbindung, eine Kamera mit guter Bildqualität und ein Mikrofon, durch das Dich Dein Gegenüber gut hören kann und Hintergrundgeräusche gecancelt werden und schließlich gute Lichtverhältnisse, bilden eine solide Basis, so dass sich Deine Kund*innen entspannen können.
2. Perfekte PowerPoints
Wer mich kennt, weiß, dass ich kein Fan von PowerPoint bin. Jedenfalls nicht von PowerPoint ohne Strategie dahinter. Wenn Dein Kunde während des Zoom-Calls Deine PowerPoint liest, ist er in dem Moment nicht mit seiner Aufmerksamkeit bei Dir. Viele PowerPoint-Folien lassen sich durch Gegenstände und Live-Visualisierungen ersetzen. In meiner Blog-Folge Werde zum Publikumsliebling: Über Präsentationen, Publikum und PowerPoint
(klick) zeige ich Dir, welche Alternativen es zu PowerPoint
gibt und wie Du sie erfolgreich einsetzt. Manchmal muss es aber eben doch PowerPoint sein. Und das klappt auch, wenn Du folgende 3 Fehler vermeidest:
- Zu viel Text
- Zu kleiner / nicht lesbarer Text
- Keine Farbkontraste
3. Zusammenfassungen
Mach mal diesen Test: Schreibe nach Deinem nächsten online Meeting alle Inhalte des Meetings auf, an die Du Dich noch erinnern kannst. Na, viel bekommst Du zusammen? Keine Sorge, es ist ganz normal, dass wir selektiv zuhören und nur ein Teil von dem, was wir hören, auch abspeichern.
Wenn Du aber willst, dass mehr bei Deinen Kund*innen hängen bleibt, dann musst Du ihnen dabei helfen. Und das geht mit kurzen Zusammenfassungen: Du hast 3 Punkte auf der Agenda für Deinen Kunden-Call? Dann erkläre Deinem Kunden zu Beginn des Calls, welche die drei Punkte sind. Fasse nach jedem Punkt das inhaltlich Wichtigste kurz (1 - 3 Sätze) zusammen und beende das Gespräch mit einer kurzen Zusammenfassung der drei Punkte.
Step 4: Schaffe Nähe mit Interaktionen
Wie läuft ein offline Meeting ab? Wir betretenden den Raum, begrüßen uns, schütteln die Hand, stellen und beantworten Fragen, lesen die Körpersprache des Gegenübers und gehen darauf ein, teilen vielleicht Kaffee und Snacks: jedenfalls haben wir jede Menge Interaktionen. Das ist online natürlich anders. Hier sitzt eine Person an Ort A und die andere an Ort B. Außer dass wir miteinander reden, gibt es erst mal gar keine natürliche Interkation. Und das kann zum Verhängnis werden. Denn unser Gegenüber wird schneller müde und schaltet früher ab, wenn wir nicht immer wieder mit ihm interagieren. Was also tun?
3 Tools für online Interaktion
- Okay, das ist jetzt keine Offenbarung, aber ich sehe bei online Meetings immer wieder, dass er nicht aktiv genutzt wird: der Chat. Vor allem, wenn mehrere Personen im Meeting sind. Aber auch wenn ihr nur zu zweit seid, kannst Du den Chat nutzen, um Dokumente oder Links zu teilen. Mach das!
- Mentimeter.com (unbezahlte Werbung): Ich find dieses Tool zum einfachen Erstellen von Umfragen und Co. einfach genial. Die Gratisversion bietet alleine wahnsinnig viele Optionen an. In wenigen Sekunden bis Minuten hast Du Dein Menti erstellt: vom Icebreaker am Anfang des Meetings, über Umfragen bis hin zu Gruppenbrainstormings. Mentimeter macht es möglich. Und das Beste: Ihr könnt gemeinsam verfolgen, wie sich das Ergebnis entwickelt während die Teilnehmer*innen ihre Antworten abgeben. Echt genial!
- Whiteboard Tools wie Miro, Padelt, Mural (unbezahlte Werbung): Zusammen etwas erarbeiten macht einfach Spaß. Und die vielen Whiteboard Tools ermöglichen genau das. Von der Post It-Funktion über Bilder und Videos hochladen, diese Tools können echt viel. Ein extra Bonus? Per Frame oder Screenshot einfach die Ergebnisse festhalten und mit den anderen teilen.
Natürlich gibt es noch viel mehr Tools für digitale Meetings und Präsentationen. Schau Dir ein paar an, teste sie und finde deine 2-3 Lieblingstools. Setze mindestens eins davon pro Meeting und Präsentation ein.
Step 5 - Wecke mit Stories Emotionen
Stories sind so wertvoll, weil wir von Natur aus eine positive Beziehung zu ihnen haben:
Jetzt ist Deine 5-Step Strategie für nachhaltige online Kundenkommunikation perfekt. Damit Du sie bei Deinem nächsten online Meeting und Deiner nächsten online Präsentation einfach anwenden kannst, kommen die 5 Schritte hier für Dich als Checkliste.
Checkliste runterladen
- wir kennen und mögen sie aus unserer Kindheit
- wir können sie uns gut merken und einfach weitererzählen
- sie helfen uns dabei, komplexe Sachverhalte verstehen zu können
- sie zaubern Bilder in unsere Köpfe
- sie lösen Emotionen in uns aus
- sie bringen uns zum Lachen und manchmal auch zum Weinen
- sie verbinden uns mit den Menschen, die sie uns erzählen
Storytelling hilft Deinem Gegenüber Deine Inhalte problemlos aufzunehmen und abzuspeichern. Nutze Stories, um Deinen Kunden kognitiv zu entlasten und dafür zu sorgen, dass er sich die Inhalte eures online Meetings langfristig merkt. Wenn das Thema Storytelling für Dich noch neu ist und Du Deine Story-Toolkiste
füllen willst, lies Dir meinen Blog-Artikel Storytelling: So begeisterst Du Dein Publikum mit Geschichten (klick)
durch, in dem ich Dir eine Storytelling-Strategie an die Hand gebe.
Wenn Du in Deinen Kunden-Calls technische Inhalte und Komplexes vermitteln musst, dann hol' Dir passende Tipps in meinem Blog-Artikel So wird Deine Tech-Präsentation zum Publikumsliebling: Komplexes verständlich machen mit Alltagsbeispielen und Metaphern (klick).
Probiere die 5-Step Strategie bei Deiner nächsten online Präsentation und Deinem nächsten online Meeting aus!
Viel Spaß und Erfolg dabei.
Wenn Du Hilfe bei der Vorbereitung Deines nächsten online Meetings und Deiner online Präsentation möchtest, dann melde Dich bei mir:
Fragen, Kommentare oder Begeisterung teilen?
Redeangst ist ein häufiges Phänomen, das viele Menschen davon abhält, sich in öffentlichen Situationen sicher zu fühlen. Doch oft sind die Ängste, die mit öffentlichem Sprechen einhergehen, auf falschen Annahmen und alten Glaubenssätzen basiert. In diesem Blogartikel werden wir uns mit den drei gängigsten Mythen über Redeangst befassen und klären, warum es so wichtig ist, diese negativen Denkmuster zu überwinden. Wie viele vielleicht wissen, hatte ich mit Mitte 20 auch massivste Redeangst. Im Nachhinein haben sich viele meiner damaligen Annahmen als Mythen herausgestellt. Diese gleichen Mythen und Glaubenssätze beschäftigen sehr viele Menschen, mit denen ich tagtäglich zusammenarbeite. Deshalb räumen wir auf mit den folgenden 3 Mythen:
Die Furcht vor dem öffentlichen Sprechen, Redeangst oder Glossophobie, ist ein weit verbreitetes Phänomen, das Menschen jeden Alters und in verschiedenen Lebensbereichen betrifft. Laut statista* leiden ganze 41% der Menschen an Redeangst und lag somit zeitweise sogar auf Platz 1 der Ängste im Allgemeinen. Obwohl mich diese Zahl immer wieder aufs Neue überrascht, kann ich es gut nachvollziehen. Denn auch ich hatte jahrelang Redeangst. Obwohl es eine ganz normale Reaktion auf die Herausforderung sein kann, vor einer Gruppe zu sprechen, kann übermäßige Redeangst erhebliche Auswirkungen auf Dein persönliches und berufliches Leben haben. Daher solltest Du Dir die folgenden drei überzeugenden Gründe vor Augen halten, warum es sich für Dich lohnt, Deine Redeangst zu überwinden, auch wenn der Weg dorthin nicht leicht ist.
„There are two types of Speakers. Those who are nervous and those who lie.“ Ich weiß leider nicht, von wem dieses geniale Zitat stammt, aber es stimmt 100%. Die allermeisten Menschen sind nervös, wenn sie eine Präsentation halten, in eine Rede starten oder vor Investor*innen pitchen. Das Problem ist, dass Lampenfieber noch immer ein großes Tabu ist, ein Stigma. Wir denken, dass wir im Beruf ausschließlich Stärke zeigen müssen und keine Schwächen haben dürfen – vor allem nicht, wenn wir schon etwas länger im Beruf stehen oder gar Führungskraft sind.
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